Tokovi rada se često moraju proširiti izvan vlastite fabrike štamparije, s jedne strane uspostavljajući kontakte sa kupcima i potencijalnim dobavljačima materijala i logistike za proizvodnju i transport. Sve više se pokazuje da je razvoj softvera po narudžbi ključ za postizanje ovog cilja, jer ne postoji jedno rješenje za sve koje odgovara jedinstvenim potrebama svakog poslovanja.
Kao što je svaki posao drugačiji, možete koristiti niz alata i metoda za prilagođavanje toka rada za svako poslovanje. Jedan je da se obezbedi "plug-in" interfejs za spoljne strane, bilo da su kupci ili dobavljači, da se povežu sa bilo kojim podacima ili opcijama kontrole koje želite da im date. S druge strane, možete izgraditi kompletan namjenski radni tok koji se integrira s vašim kupcima i/ili dobavljačima kako biste riješili specifične proizvodne i logističke izazove, efikasno proširili domet usluga izvan štampe i učinili klijente "ljepljivijim". Ovdje predstavljamo primjere oba.
API otvara vrata
Jedan od načina da se kupcima omogući povezivanje sa postojećim automatizovanim proizvodnim sistemima je putem apis-a. Akronim je skraćenica za Application Programming Interface (Aapplications Programming Interface), što je način da jedan softverski sistem komunicira ili čak bude kontrolisan od strane drugog softverskog sistema, skup kodifikovanih i objavljenih pravila za pozivanje operacija. Opseg ovih operacija može uključivati razmjenu podataka (učitavanje umjetničkih datoteka ili vraćanje statusa zadatka) kako bi se pokrenuo određeni proizvodni proces kada su ispunjeni određeni uvjeti, kao što je prethodna provjera i slanje zadataka u red za štampanje.
Jedan primjer u praksi je Soloflo, API koji je Solopress lansirao u ljeto 2023. kao odgovor na zahtjeve kupaca. Jill Pickles, viši programer softvera i BI u Solopressu, objašnjava: "Ove kompanije imaju svoj MIS i često imaju i programere, što znači da mogu prenositi narudžbe bez korištenja naše web stranice, što zahtijeva ručni unos; Trgovinski kupci imaju veće opterećenje, pa racionalizacija ovog procesa je dobra investicija.
API omogućava pristup sistemu Solopress za traženje ili slanje podataka u okviru parametara koje definiše Solopress. Gospođa Pickles je dodala: "Na kupcima je da to iskoriste, a na izložbi za štampu neki su otvoreno priznali da su ga koristili samo za usklađivanje cijena snižavanjem cijene određenog posla, i očito se nadamo da će većina ljudi koristite ga za objavljivanje narudžbi."
API omogućava dvosmjerni protok podataka, tako da korisnici mogu prikupljati atribute proizvoda, pronaći cijene ili slati narudžbe s nacrtima dizajna. Kada se narudžba preda, kupac dobija broj posla koji se može koristiti za praćenje napretka njihovog posla, uključujući informacije o praćenju nakon otpreme. Nadolazeća verzija API-ja će dodati mogućnost slanja url-ova tako da Solopress može "pošalji nazad" klijentovom sistemu bez daljnjih poziva. Pored obezbeđivanja dokumentacije za formatiranje API poziva, validacije kada je API poziv upućen i očekivanog ponašanja sistema kada se poziv uputi, Pickles kaže da će Solopress učiniti sve što može da pomogne.
Prilagođeni tokovi posla Poboljšajte procese
Stephen Austin je 255-godišnje preduzeće koje se specijaliziralo za pružanje sigurnog štampanja, ispunjavanja test papira i usluga distribucije ustanovama visokog i kontinuiranog obrazovanja u posljednjih 70 godina. U 2018. godini pokrenuo je veliki projekat sa University College London (UCL) sa ciljem pojednostavljenja izrade i distribucije ispitnih radova tokom užurbanog maja/junskog perioda.
Ranije je to uključivalo komercijalne štampače koji su izvodili ono što je šef prodaje u Velikoj Britaniji Stephen Austin Elizabeth Bowerman nazvao "standardnim kopiranjem", povezujući papir iglom i koncem u gornjem lijevom uglu, označavanje kutije i pakiranje prema vrsti i isporuku. Sadržaju koji je poslan u štampu, odštampan ili vraćen u UCL nije moguće ući u trag, a postoje i potencijalni sigurnosni problemi s isporukom. Ucl želi riješiti sva ova pitanja.
Stephen Austin je imao svoj vlastiti razvojni tim i unajmio je starije programere da rade s UCL-om kako bi ponovo nacrtali proces. Jasno je da se novi model toka posla ne uklapa u postojeće procese i potrebna je tranzicija kako bi se donijelo više načina rada.
UCL-ov odjel za ispite ima jezgro tima od šest ljudi, od kojih svaki može učitati dokumentaciju o dizajnu, a ključna pitanja uključuju kako UCL treba da obezbijedi dokumentaciju o dizajnu, kako imena/reference posla treba dodijeliti za korištenje u internom toku rada Stephena Austina i kako bi trebali biti korišteno. Došlo je do neslaganja između kompanije Prism MIS (sada Pace) i PlanetPress softvera za sastavljanje i proizvodnju, koji su u to vrijeme bili dva odvojena sistema.
Rješenje je uključivalo rad po narudžbi unutar Stephena Austina, povezivanje sistema jedan s drugim i sa postojećim portalom preko kojeg su se mogli učitati projektni fajlovi. UCL raspored ispita je poslan sa svakom linijom dodijeljen jedinstveni identifikator za taj ispitni rad i zadatak za štampanje, a osoblje UCL-a koristi broj u nazivu datoteke umjetničkog djela tako da se ulazni fajlovi dizajna mogu upariti unutar MIS-a. Proces automatske verifikacije provjerava da li naziv datoteke umjetničkog djela odgovara jedinstvenom identifikatoru i označava sve što ne odgovara korisničkoj službi.
Sigurnost datoteke dizajna održava se šifriranjem u vrijeme upload-a i dešifruje se samo kada se prenosi sa vanjske mreže. Štampanje se vrši na Canon i Osi mašinama. Odjel za korisničku podršku pruža izvještaje o korisnicima koji uključuju glavne prekretnice. Implementacija projekta imala je značajan uticaj na UCL. Jedan aspekt ovoga je obezbjeđivanje "paketa za prilagođavanje". Ovo su revidirani ispitni paketi za studente sa posebnim potrebama, kojima se može dati dodatno vrijeme da završe rad ili im se može dozvoliti da sami polažu ispit u sobi, kao i promjene specifične za ispis kao što su boja papira, stil fonta i veličina kako bi se prilagodili oštećenja vida.
Radovi se pakuju prema rasporedu jutarnjeg i popodnevnog ispita, u preciznim količinama kako bi se prilagodio rasporedu sjedećih mjesta u prostoru ExCel centra, gdje se održavaju UCL ispiti. Ovo uvelike pojednostavljuje posao proktora u pripremi prostorije, posebno između jutarnjih i popodnevnih sesija. Joanne Morse, tadašnja šefica ispita na Univerzitetskom koledžu u Londonu (UCL), rekla je da nam je "to omogućilo da u potpunosti ažuriramo proces, čime smo uštedjeli značajne resurse i smanjili greške", napominjući da se dio posla odnosio na prilagođavanje ispita. sam uštedio oko 30% ulaganja u resurse.
Bowerman je rekao da je UCL to zapravo implementirao dva puta, sa svim ispitima polaganim putem interneta tokom pandemije koronavirusa. Iskustvo prve iteracije uneseno je natrag u razvoj druge iteracije. Ispit za 2023. je druga godina da je "novi" sistem u potpunosti operativan, a očekuje se dalji razvoj kako nova tehnologija postane dostupna.
Ona potvrđuje da je model razvijen za UCL inherentno prenosiv, ali ističe da će pojedinačni klijenti imati različite potrebe i načine rada. "Možemo pružiti vještine i rješenja za probleme za koje potencijalni klijenti možda ni ne znaju da postoje." Dodala je da bi samo dodavanje sigurnosnih funkcija nekima moglo biti dovoljno, iako potencijalni kupci imaju otpor prema promjenama. To je dijelom zbog ukorijenjenih procesa i načina razmišljanja, ali i zbog visoke cijene potencijalnog neuspjeha i negativnog publiciteta povezanog s njim.
